| Dr. Weigl Augustinowski Treuconsult GmbH | München | |
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Inhalt:
ACHTUNG SEITE NICHT MEHR Abgeschlossenheitsbescheinigung Balkon Dachboden Eigentum
Falschparker Garageneinfahrt
Haftung des Eigentümers
Instandsetzung/Instandhaltung
Kabelanschluss
Ladung
zur Eigentümerversammlung Markise
Nachbarrecht Parabolantenne
Rauchen
in der Eignetümerversammlung
Sachverständigenkosten
Tagesordnungspunkt
"Wirtschaftsplan"
Veränderung (bauliche)
Werbungskosten
Zerrüttung |
RechnungslegungNach § 28 WEG hat der Verwalter einen Wirtschaftsplan für das Kalenderjahr aufzustellen (§ 28 Abs. 1 WEG), die Wohnungseigentümer sind verpflichtet nach Abruf durch dem Verwalter dem beschlossenen Wirtschaftsplan entsprechende Vorschüsse zu leisten (§ 28 Abs. 2 WEG) und der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen. Während die Abrechnung laut Gesetz jährlich aufzustellen ist, können die Wohnungseigentümer durch Mehrheitsbeschluß jederzeit vom Verwalter eine Rechnungslegung verlangen. Die Rechnungslegung (§ 28 Abs. 4 WEG) setzt insoweit einen Mehrheitsbeschluß voraus. Nach Bärmann/Pick/Merle (§ 28 WEG) Rd-Nr. 52 unterscheiden sich Jahresabrechnung und Rechnungslegung nur dadurch, daß die Jahresabrechnung aus einer Gesamt- und Einzelabrechnung besteht, die Rechnungslegung dagegen nur die gesamten Einnahmen und Ausgaben zusammenstellt. Nach dieser Auffassung wäre die Rechnungslegung mit der Jahresabrechnung identisch beschränkt auf die Gesamteinnahmen und Gesamtaufwendungen. Es ist unstreitig, daß zumindestens der professionelle Verwalter ein entgeltlicher Geschäftsbesorger ist. Für die Geschäftsbesorgung des Verwalters gelten daher die Vorschriften des §§ 675, 666 BGB. Der Umfang der Rechenschaftspflicht des Verwalters ergibt sich aus §§ 259, 260 BGB. Die von Bärmann/Pick/Merle a.a.O. und in der Kommentierung zu § 28 WEG Rd.Nr. 170 ff vorgenommene Gleichstellung der Abrechnung nach § 28 Abs. 3 WEG mit der Rechnungslegung nach § 28 Abs. 4 WEG übersieht, daß der professionelle Verwalter nach den Vorschriften der §§ 675, 666 BGB nicht nur gemäß § 259 BGB verpflichtet ist Rechenschaft abzugeben sondern darüberhinaus gemäß § 260 BGB auch zur Rechnungslegung verpflichtet ist. Zumindestens der professionelle Verwalter einer Eigentümergemeinschaft hat nicht nur über die Einnahmen und Ausgaben seiner Verwaltung Rechenschaft abzulegen (§ 259 Abs. 1 BGB), sondern darüber hinaus über den Bestand eines Inbegriffs von Vermögensgegenständen Rechnung zu legen (§ 260 Abs. 1 BGB). Zumindestens der professionelle Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz muß über den Umfang des Vermögens der Eigentümergemeinschaft Rechenschaft ablegen. Da Inhalt und Umfang der Rechenschaftslegung im Gesetz nicht ausreichend definiert sind, die ordnungsgemäße Rechnungslegung zielgerichtet und am einfachsten auf der Basis einer ordnungsgemäßen doppelten Buchführung erreicht und die Kontrolle der Geschäftsführung des Verwalters nur auf der Basis einer ordnungsgemäßen doppelten Buchführung in zumutbaren Zeitaufwand von den Prüfern (in der Regel unbedarfte Beiräte ohne Prüfungserfahrung) erfolgen kann, ist es dringendst erforderlich, daß die Eigentümergemeinschaft konkrete Vereinbarung über die Jahresabrechnung und die Rechnungselgung im Verwaltervertrag trifft. Zu regeln sind: 1. Doppelte Buchführung Alle modernen Hausverwaltungsprogramme beruhen auf der doppelten Buchführung. Das Wesen der doppelten Buchführung besteht darin, daß Bestandskonten mit der Gegenbuchung auf Erfolgskonten geführt werden. Die doppelte Buchführung stellt sicher, daß Bestandskonten für Bank, Kasse, Forderungen und Verbindlichkeiten, Instandhaltungsrücklagen etc. geführt werden. Diese Bestandskonten weisen bei ordnungsgemäßer doppelter Buchführung zum jeweiligen Jahresende das Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft aus. Die Rechnungslegung des Verwalters über das Vermögen der Eigentümergemeinschaft ergibt sich daher bereits aus den Bestandskonten der doppelten Buchführung quasi als Abfallprodukt der doppelten Buchführung. Für die Jahresabrechnung und Rechnungslegung einer Eigentümergemeinschaft ist es aber nicht erforderlich eine Bilanz zu erstellen mit transitorischen Aktiva und Passiva, Wertberichtigungen und sonstigen kaufmännischen Regularien zur Ermittlung des kaufmännischen handelsrechtlichen Gewinnes. 2. Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung des WEG-Verwalters Von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sind insbesondere einzuhalten 2.1 Periodenzusammenhang Die Werte der Bestandskonten zum Ende einer Abrechnungsperiode sind notwendigerweise Anfangsbestandswerte für die folgende Abrechnungsperiode. Notwendige Korrekturen fehlerhafter Bestandswerte erfolgen offen über die Ertrags-/Aufwandskonten im Rahmen der doppelten Buchführung. 2.2 Belgeprinzip Es gibt keine Buchführung ohne Beleg 2.3 Vollständigkeit Unter Vollständigkeit der Buchführung versteht man die lückenlose Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben für die Eigentümergemeinschaft relevanten Vorgänge. 2.4 Richtigkeit Alle aufwands- oder ertragsrelevanten Vorgänge bei der Verwaltung des Gemeinschafts- und Sondereigentums sind mit dem richtigen Betrag zu erfassen. 2.5 Zeitgerecht Das Prinzip einer zeitgerechten Erfassung sämtliche Buchungsvorgänge spielt für die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft bei weitem nicht die Bedeutung wie für ein Wirtschaftsunternehmen; dennoch erfordert eine ordnungsgemäße Rechnungslegung des Verwalters auch eine zeigerechte Verbuchung aller ertrags- und aufwandsrelevanten Vorgänge in einer Eigentümergemeinschaft; denn auch der Verwalter nach dem Wohnungseigentumsgesetz muß - wie aus § 28 Abs. 4 WEG ersichtlich - jederzeit über die Einnahmen und Ausgaben und das Vermögen der Eigentümergemeinschaft Rechnung legen können. Dieses Prinzip ist problemlos im Rahmen einer ordnungsgemäßen EDV-gestützten doppelten Buchführung zu realisieren und daher zumindestens jedem professionellen Verwalter zumutbar. 2.6 Ordnungsgemäße Buchführung Zur ordnungsgemäßen Buchführung gehört nicht nur die fortlaufende Erfassung sämtlicher relevanten Vorgänge, sondern auch neben dem Belegprinzip eine Ablage der Belege, die eine sofortige und unmittelbare Kontrolle sämtlicher Buchungsvorgänge problemlos ermöglicht. 2.7. Beschlossene Aufträge zur Sanierung, Instandhaltung und Instandsetzung Beschlossene Aufträge (Sanierungs-, Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen) sollten bereits im Zeitpunkt der Auftragsvergabe in Höhe des beschlossenen Aufwands als Aufwand erfaßt werden, damit die Eigentümer mit diesen Aufwendungen belastet werden, die an der Beschlußfassung mitgewirkt haben. Die Erfassung des Aufwands in der Buchhaltung sollte im Zeitpunkt der Auftragsvergabe erfolgen um die Erfassung im Jahr der Beschlußfassung sicherzustellen. Daraus ergeben sich folgende Buchungssätze: Mit Auftragserteilung: Aufwand xy an Verbindlichkeit xy Werden Zahlungen (Anzahlungen, Teilzahlungen, Schlußzahlungen) für diese Aufträge geleistet erfolgt dann die Verbuchung: Verbindlichkeit xy an Bank xy. Ergeben sich bereits bei der Auftragsvergabe Auftragsmehrungen gegenüber dem Beschluß der Eigentümergemeinschaft sollte sinnvollerweise jede Auftragsmehrung offen ausgewiesen werden. Aufwand Mehrkosten xy an Verbindlichkeiten xy. Zur Jahresende ergeben sich dann notwendige Schlußbuchungen. Ist der Auftrag noch nicht vollständig abgewickelt bzw. trotz vollständiger Abwicklung noch nicht in vollständiger Höhe bezahlt, erscheint die Differenz zwischen Soll und Habenbuchungen auf dem Konto xy als Verbindlickeit in der Vermögensaufstellung zum Jahresende Wurde ein höherer Aufwand als beschlossen im Zuge der Durchführung einer Baumaßnahme getätigt ohne daß Auftragsmehrungen ausgewiesen sind, muß dieser höhere Aufwand als außerordentlicher Aufwand ausgewiesen und erfaßt werden: AO Aufwand xy an Verbindlichkeit xy. Nach diesem Buchungsgrundsätzen ist sichergestellt, daß Auftragsmehrungen offen im Rahmen der Jahresabrechnung für sämtliche Eigentümer ersichtlich ausgewiesen sind. Desgleichen werden noch nicht vollständig abgeschlossene Aufträge als Verbindlichkeiten der Eigentümergemeinschaft offen in der Vermögensaufstellung dargestellt. Eine derartige Rechnungslegung trägt insbesondere den Grundsätzen der Klarheit und Wahrheit aller in der Jahresabrechnung angesetzten Aufwendungen und Einnahmen und in der Vermögensaufstellung ausgewiesener Vermögensgegenstände Rechnung. Dies gilt umso mehr wenn für jeden Auftrag bzw. Auftragnehmer ein eigenes Aufwands-/Verbindlichkeitenkonto geführt wird. Die vorstehend aufgezeigten Grundsätze sind nicht übliche Praxis. Die Rechtsprechung fordert vom Verwalter lediglich eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben als Grundlage seiner Jahresabrechnung. Wenn die Eigentümergemeinschaft eine derartige eindeutige Rechnungslegung über sämtliche Vermögensgegenstände der Eigentümergemeinschaft wünscht, muß sie dies konkret im Verwaltervertrag vereinbaren. 2.8 Versicherungsschäden Man sollte auch in irgendeiner Form verbindlich festlegen, daß Versicherungsschäden (Brand, Leitungswasser, Hagel, Sturm), die nicht im Laufe eines Wirtschaftsjahres abgewickelt werden, in den Vermögensgegenständen offen auszuweisen sind. 3. Bestandskonten Im Rahmen des Rechnungswesens einer Eigentümergemeinschaft sollte der Verwalter nach dem Wohnunungseigentumsgesetz für die Eigentümergemeinschaft folgende Bestandskonten führen: - Bank - Kasse(n) - Ölbestand - Instandhaltunsrücklage - Abrechnungsforderungen/Abrechnungsverbindlichkeiten der Eigentümer gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft - Offene Reparatur-, - Instandsetzungs- und Instandhaltungsverpflichtungen aufgrund bereits in Auftrag gegebener Aufträge - Offener Ausweis der Auftragsmehrungen gegenüber dem WEG-Beschluß zur Durchführung von Sanierungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, gleichgültig woraus sich die Mehrung ergibt - Offener Ausweis der Sicherheitseinbehalte bei Sanierungs-, Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen - Offener Ausweis der vorhandenen Sicherheiten, insbesonderen Bankbürgschaften für Sanierungs-, Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen - Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Dritten - Noch nicht abgewickelten Versicherungsschäden (Wasser-, Sturm-, Hagel-, Brandschäden) am Gemeinschaftseigentum - Ansprüche gegenüber Nachbarn, Mietern oder sonstigen Personen - Ansprüche gegenüber Lieferanten, Auftragnehmern und Dienstleistern - Forderungen gegenüber dem Verwalter Der Verwalter wird kaum Forderungen gegenüber sich selbst in die Buchhaltung einführen und erfassen. Damit Forderungen gegenüber dem Verwalter auch tatsächlich erfaßt werden, ist daher eine sorgfältige Prüfung durch den Beirat erforderlich. Siehe:
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